هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
سایر مقالات
تکنیک ۵ چرا چیست؟ حل مسائل به سبک تویوتا
۲۸
دی
دی
در دنیای امروز، با پیچیدگی‌های فراوان در محیط‌های کاری و صنعتی، شناسایی و حل مشکلات به‌طور مؤثر از اهمیت بالایی برخوردار است. سازمان‌ها و شرکت‌ها به‌ویژه در صنایع تولیدی و خدماتی باید ابزارهایی داشته باشند که به‌سرعت مشکلات را شناسایی و رفع کنند. یکی از این ابزارها، که در بسیاری از صنایع و سازمان‌ها برای شناسایی ریشه‌ای مشکلات به‌کار می‌رود، تکنیک ۵ چرا است.
تکنیک ۵ چرا، که ابتدا توسط ساکیشی تویودا در سیستم تولید تویوتا توسعه یافت، یک روش ساده و مؤثر برای رسیدن به ریشه مشکل است. این تکنیک با استفاده از پرسش مداوم «چرا؟» به شما کمک می‌کند تا علل اصلی مشکلات را شناسایی کنید. در این مقاله، به بررسی این تکنیک و نحوه استفاده از آن در حل مشکلات می‌پردازیم و همچنین نشان می‌دهیم که چگونه این تکنیک می‌تواند با کوچینگ ترکیب شود تا نتایج بهتری به دست آید.
فهرست مطالب
تکنیک ۵ چرا چیست؟
تکنیک ۵ چرا یک روش ساده و مؤثر برای شناسایی و حل مشکلات است که ابتدا توسط ساکیشی تویودا، بنیان‌گذار شرکت تویوتا، در دهه ۱۹۳۰ توسعه یافت. این تکنیک با پرسیدن پنج بار متوالی سوال “چرا؟” به شما کمک می‌کند تا به عمق مشکلات پی ببرید و علت اصلی آن‌ها را شناسایی کنید. برخلاف روش‌های پیچیده‌تر، تکنیک ۵ چرا بسیار ساده است و می‌تواند در انواع صنایع و شرایط مختلف مورد استفاده قرار گیرد.
هدف اصلی این تکنیک، کشف ریشه مشکلات به‌جای حل علائم سطحی است. در بسیاری از مواقع، مشکلات به‌طور موقت و سطحی حل می‌شوند، اما اگر علت اصلی شناسایی نشود، مشکل دوباره بروز خواهد کرد. تکنیک ۵ چرا با استفاده از سوالات مداوم به‌طور دقیق به دنبال علت اصلی می‌گردد.
تاریخچه تکنیک ۵ چرا
تکنیک ۵ چرا در دهه ۱۹۳۰ توسط ساکیشی تویودا، بنیان‌گذار شرکت تویوتا، در واکنش به مشکلاتی که در فرآیند تولید ماشین‌های تویوتا وجود داشت، توسعه یافت. تویودا به‌عنوان یک مدیر تولیدی با مشکلات مختلفی در خطوط تولید خود مواجه بود که باعث اتلاف وقت و منابع می‌شد. او متوجه شد که برای حل این مشکلات، باید از ریشه به آن‌ها نگاه کند و علل اصلی را شناسایی کند.
در ابتدا، تیم‌های تولیدی تویوتا برای حل مشکلات تنها به رفع علائم ظاهری پرداخته بودند. اما تویودا این روش را ناکافی دانست و با معرفی تکنیک ۵ چرا، که با پرسیدن پنج بار «چرا؟» به ریشه مشکل می‌پردازد، تغییرات بزرگی در فرآیندهای تولیدی به وجود آورد. این تکنیک نه تنها در تویوتا بلکه در بسیاری از صنایع دیگر نیز مورد استفاده قرار گرفت و تبدیل به یکی از ابزارهای مؤثر در بهبود فرآیندها و حل مسائل شد.
در ادامه بخوانید: مهارت حل مساله چیست؟
مزایای استفاده از تکنیک ۵ چرا
تکنیک ۵ چرا مزایای زیادی دارد که باعث می‌شود در حل مشکلات مؤثر واقع شود:
- شناسایی علت اصلی مشکلات
این تکنیک به شما کمک می‌کند تا به‌جای تمرکز بر علائم سطحی، علت اصلی مشکلات را شناسایی کنید. - سادگی و کارایی
تکنیک ۵ چرا نیاز به ابزار پیچیده ندارد و به‌راحتی قابل اجرا است. این ویژگی آن را به ابزاری مناسب برای استفاده در هر نوع سازمان و صنعتی تبدیل می‌کند. - افزایش تفکر تحلیلی
پرسیدن «چرا؟» به‌طور مداوم باعث تقویت تفکر تحلیلی در افراد می‌شود و به آن‌ها کمک می‌کند که به‌طور عمیق‌تری به مشکلات نگاه کنند. - کاهش اتلاف‌ها و بهبود کیفیت
با شناسایی علت اصلی مشکلات، می‌توان از بروز مشکلات مشابه جلوگیری کرد و در نتیجه اتلاف‌ها و هزینه‌های اضافی را کاهش داد.
چرا تکنیک ۵ چرا مؤثر است؟
یکی از سوالات اصلی این است که چرا تکنیک ۵ چرا چنین ابزاری مؤثر است؟ این تکنیک به‌طور خاص به این دلیل مؤثر است که به‌جای حل مشکلات سطحی، به ریشه آن‌ها پرداخته و علت‌های اصلی را شناسایی می‌کند. در بسیاری از مواقع، مشکلات به‌طور موقتی رفع می‌شوند، اما دوباره در آینده بروز می‌کنند. دلیل این امر این است که علت اصلی مشکل شناسایی نمی‌شود.
تکنیک ۵ چرا به شما کمک می‌کند که با پرسیدن مداوم «چرا؟»، به عمق مشکل پی ببرید و به‌جای رفع علائم، علت اصلی را شناسایی کنید. به‌طور مثال، اگر در یک کارخانه خط تولید متوقف شده است، تنها با رفع مشکل ماشین‌آلات ممکن است خط تولید دوباره به کار بیفتد، اما اگر علت اصلی، مانند عدم نگهداری صحیح یا استفاده از قطعات بی‌کیفیت باشد، این مشکل دوباره رخ خواهد داد.
مراحل اجرای تکنیک ۵ چرا
تکنیک ۵ چرا یک فرآیند سیستماتیک و ساده برای شناسایی و حل مشکلات است. با دنبال کردن این مراحل، شما می‌توانید علت اصلی مشکلات را پیدا کرده و از بروز آن‌ها در آینده جلوگیری کنید. در اینجا مراحل اجرایی این تکنیک به‌طور مفصل توضیح داده شده است:
۱) تعریف دقیق مشکل
قبل از اینکه بخواهید تکنیک ۵ چرا را به‌کار ببرید، باید مشکل را به‌طور دقیق شناسایی کنید. این اولین و مهم‌ترین گام در فرآیند است. برای این منظور، باید تمام جزئیات مربوط به مشکل را جمع‌آوری کنید. هرچه اطلاعات شما دقیق‌تر و جامع‌تر باشد، فرآیند تحلیل بهتر و نتیجه‌گیری‌های مؤثرتری خواهید داشت.
به‌عنوان مثال، فرض کنید در یک کارخانه تولیدی، خط تولید متوقف شده است. برای شروع، باید این سوالات را از خود بپرسید:
- آیا این توقف موقتی است یا دائمی؟
- آیا فقط در یک بخش خاص از خط تولید اتفاق افتاده یا در تمام بخش‌ها؟
- آیا این مشکل در زمان خاصی از روز یا در شرایط خاص رخ می‌دهد؟
- آیا کارکنان گزارش‌های مشابهی از این مشکل داده‌اند؟
- آیا توقف خط تولید باعث اختلال در بخش‌های دیگر نیز شده است؟
جمع‌آوری چنین اطلاعاتی به شما کمک می‌کند تا مشکلی که با آن مواجه هستید را به‌طور دقیق تعریف کرده و در مراحل بعدی بتوانید علت‌های دقیق‌تری را شناسایی کنید.
۲) پرسیدن «چرا؟» برای هر پاسخ
پس از شناسایی دقیق مشکل، اولین سوال «چرا؟» را مطرح کنید. این سوال را باید به‌طور پیوسته و سیستماتیک از خود بپرسید تا به عمق مشکل پی ببرید. برای هر پاسخی که دریافت می‌کنید، باید سوال «چرا؟» را دوباره بپرسید و به دنبال علت بعدی بگردید.
در مثال کارخانه تولیدی، شما ممکن است اولین سوال را به این صورت بپرسید: “چرا خط تولید متوقف شده است؟” پاسخ ممکن است این باشد: “به‌دلیل خرابی ماشین‌آلات.” این پاسخ شما را به اولین علت رهنمون می‌شود، اما هنوز علت اصلی را پیدا نکرده‌اید.
حال باید از خودتان بپرسید: “چرا ماشین‌آلات خراب شده‌اند؟” ممکن است پاسخ این باشد که “به‌دلیل نقص در سیستم تأمین انرژی.” این روند باید ادامه یابد تا به علت دقیق‌تری برسید.
۳) ادامه پرسیدن «چرا؟» تا رسیدن به علت اصلی
این روند باید ادامه یابد تا زمانی که علت اصلی مشکل شناسایی شود. گاهی اوقات ممکن است بیشتر از پنج بار سوال «چرا؟» مطرح شود، اما به‌طور معمول این تکنیک با پنج سوال به علت اصلی مشکل می‌رسد. مهم‌ترین نکته این است که در هر مرحله، سوال «چرا؟» باید دقیق و متمرکز بر روی علت‌هایی باشد که در پاسخ‌های قبلی مطرح شده‌اند.
با ادامه پرسیدن سوال «چرا؟»، شما به جزئیات دقیق‌تری از علت‌های مختلف می‌رسید. در نهایت، ممکن است متوجه شوید که مشکل اصلی به‌دلیل استفاده از قطعات بی‌کیفیت یا عدم توجه به نگهداری دوره‌ای ماشین‌آلات است. برای مثال، ممکن است مشخص شود که قطعات به‌دلیل انتخاب اشتباه تأمین‌کننده و عدم کنترل کیفیت مناسب، با سرعت بیشتری خراب می‌شوند.
۴) تحلیل علت اصلی و اتخاذ اقدامات اصلاحی
پس از اینکه علت اصلی مشکل شناسایی شد، باید اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه را در نظر بگیرید. این مرحله بسیار حیاتی است، زیرا تنها شناسایی علت اصلی به‌تنهایی کافی نیست. باید تصمیم بگیرید که چگونه می‌توانید از بروز دوباره این مشکل جلوگیری کنید.
در مثال خط تولید، اگر مشکل اصلی استفاده از قطعات بی‌کیفیت باشد، باید تصمیماتی اتخاذ شود، مانند:
- انتخاب تأمین‌کنندگان جدید با استانداردهای بالاتر.
- افزایش کنترل کیفیت و تست قطعات قبل از استفاده.
- برگزاری دوره‌های آموزشی برای کارکنان در خصوص نحوه نگهداری و استفاده صحیح از ماشین‌آلات.
۵) مستندسازی و پیگیری اقدامات اصلاحی
بعد از اجرای اقدامات اصلاحی، مهم است که آن‌ها را مستند کنید و فرآیند پیگیری را انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که مشکلات مشابه در آینده بروز نخواهند کرد. مستندسازی اقدامات و نتایج آن‌ها به‌ویژه در محیط‌های صنعتی یا سازمانی بسیار مهم است. این کار نه‌تنها به شما کمک می‌کند تا روند حل مشکلات را پیگیری کنید، بلکه به تیم‌های مختلف در سازمان شما نیز کمک می‌کند تا از تجربیات گذشته بهره‌برداری کنند.
در مثال ما، باید گزارش‌هایی از فرآیندهای انتخاب تأمین‌کنندگان جدید، آموزش‌های انجام‌شده، و تغییرات در کنترل کیفیت تهیه و در اختیار سایر تیم‌ها قرار دهید.
نکات مهم در اجرای تکنیک ۵ چرا
ساده‌نگری: این تکنیک بسیار ساده است، اما باید با دقت و تفکر به‌کار گرفته شود. هر سوال «چرا؟» باید با دقت پاسخ داده شود تا به علت دقیق‌تری برسید.
گروه‌کاری: این تکنیک می‌تواند با مشارکت تیمی مؤثرتر باشد. همکاری اعضای تیم مختلف می‌تواند به دیدگاه‌های متفاوتی منجر شود و باعث شود که علت‌های بیشتری شناسایی شوند.
توجه به ریشه مشکل: توجه به علائم و علل سطحی نمی‌تواند شما را به نتیجه دقیق برساند. باید تمام توجه خود را معطوف به علت اصلی کنید.
بازبینی و به‌روزرسانی: پس از اجرای تکنیک، بهتر است که در بازه‌های زمانی مختلف، به‌ویژه بعد از انجام تغییرات، بازبینی انجام دهید تا از تأثیرگذاری صحیح اقدامات اصلاحی مطمئن شوید.
مثال عملی از تکنیک ۵ چرا
برای روشن‌تر شدن نحوه عملکرد تکنیک ۵ چرا، به یک مثال عملی در یک کارخانه تولیدی می‌پردازیم:
چرا خط تولید متوقف شده است؟
جواب: به‌دلیل خرابی ماشین‌آلات.چرا ماشین‌آلات خراب شده‌اند؟
جواب: به‌دلیل کمبود روغن‌کاری.چرا روغن‌کاری کافی انجام نمی‌شود؟
جواب: به‌دلیل نقص در سیستم تأمین روغن.چرا سیستم تأمین روغن نقص دارد؟
جواب: به‌دلیل مسدود شدن فیلترها.چرا فیلترها مسدود شده‌اند؟
جواب: به‌دلیل استفاده از روغن با کیفیت پایین.
در این مثال، علت اصلی مشکل استفاده از روغن با کیفیت پایین بود. حالا با اصلاح این مشکل، می‌توان از بروز مشکلات مشابه جلوگیری کرد.
چطور کوچینگ به این تکنیک کمک می‌کند؟
کوچینگ می‌تواند به افراد و تیم‌ها کمک کند تا تکنیک ۵ چرا را به‌طور مؤثرتر و کارآمدتری به‌کار ببرند. در اینجا چند راهکار برای این که کوچینگ می‌تواند به این فرآیند کمک کند آورده شده است:
۱) ایجاد فضایی امن برای تفکر عمیق
کوچ‌ها با فراهم کردن محیطی امن و حمایتی، به افراد کمک می‌کنند تا بدون ترس از اشتباه، به تفکر عمیق و تحلیل مشکلات بپردازند.
۲) هدایت سؤالات برای شناسایی علت اصلی
کوچ‌ها می‌توانند سؤالات مؤثری را برای هدایت فرآیند پرسیدن «چرا؟» مطرح کنند. این سؤالات به افراد کمک می‌کند تا به‌جای تمرکز بر علائم، به ریشه‌های مشکل پی ببرند.
۳) توسعه مهارت‌های حل مسئله
با استفاده از کوچینگ، افراد می‌توانند مهارت‌های حل مسئله و تفکر انتقادی خود را تقویت کنند. این مهارت‌ها به آن‌ها کمک می‌کند که در مواجهه با مشکلات، از تکنیک ۵ چرا به‌طور مؤثر استفاده کنند.
۴) تشویق به تفکر خلاقانه
کوچ‌ها با ایجاد چالش‌های جدید و مطرح کردن مسائل مختلف، افراد را به تفکر خلاقانه و یافتن راه‌حل‌های نوآورانه برای مشکلات تشویق می‌کنند.
سخن پایانی
تکنیک ۵ چرا یکی از ابزارهای مؤثر برای شناسایی و حل مشکلات است که با استفاده صحیح از آن می‌توان به نتایج قابل توجهی دست یافت. این تکنیک با سادگی خود به شما کمک می‌کند تا به عمق مشکلات بپردازید و علل اصلی آن‌ها را شناسایی کنید. استفاده از کوچینگ در کنار این تکنیک می‌تواند باعث تسهیل فرآیند حل مسئله و تقویت مهارت‌های تحلیلی افراد شود. با به‌کارگیری تکنیک ۵ چرا و حمایت از طریق کوچینگ، سازمان‌ها می‌توانند به‌طور مستمر به بهبود کیفیت و کارایی خود دست یابند.
فرم درخواست مشاوره دوره آموزشی
مشاوره آموزشی رایگان
شما این فرصت را دارید، با تکمیل فرم زیر، قبل از انتخاب دوره آموزشی مناسب خود، از مشاوره رایگان کارشناسان آموزشی مجموعه فراکوچ استفاده نمائید.
