مهارت های ارتباطی، هم در زندگی و هم در کار

مهارت‌های ارتباطی (Communication skills)، یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که مورد توجه استخدام‌کنندگان در صنایع مختلف است. این موضوع، باتوجه‌ به اینکه مهارت های ارتباطی، تأثیر زیادی بر بهبود عملکرد شما دارد، کاملاً طبیعی است. این نوع از مهارت‌ها، نحوه انتقال و دریافت اطلاعات، تعامل با دیگران و حتی نحوه مقابله با مسائلی مانند تعارضات احتمالی در محل کار را مشخص می‌کنند.

در عصر دیجیتال، داشتن مهارت‌ های ارتباطی بسیار ضروری‌تر است؛ چرا که امروزه افراد اگر بخواهند با پویایی‌های شغلی، که همواره در حال تغییرند، همگام شوند، باید یاد بگیرند که چگونه به طور مؤثر اطلاعات را از طریق ایمیل، جلسات آنلاین، رسانه‌های اجتماعی و همچنین حضوری مبادله کنند. هر فردی با هر زمینه شغلی، نیازمند است مهارت های ارتباطی خود را بهبود ببخشد و آنها را به‌گونه‌ای به تصویر بکشد که آینده شغلی مطمئنی برایش ایجاد کند و همچنین در زندگی شخصی فرد، مفید واقع شود. اکنون احتمالاً از خودتان می‌پرسید چطور می‌توان مهارت های ارتباطی خود را تقویت کرد؟ اگر چنین سؤالی در ذهنتان شکل‌گرفته است، پیشنهاد می‌کنیم این مطلب را به‌هیچ‌عنوان از دست ندهید و تا انتها همراه فراکوچ باشید.

سؤالاتی که قرار است در این مقاله به آن‌ها پاسخ دهیم:

• ۱۱ مهارت ارتباطی برتر برای هر شغلی
• مهارت‌های ارتباطی دقیقاً چیست؟
• اهمیت مهارت‌های ارتباطی
• چگونه مهارت‌های ارتباطی خود را بهبود بخشیم؟

مهارت‌های ارتباطی چیست؟

مهارت‌های ارتباطی، مجموعه‌ای از توانایی‌هایی هستند که هنگام ارائه و دریافت انواع مختلف اطلاعات، از آنها استفاده می‌کنید. به عنوان مثال شما هنگام برقراری ارتباط با احساسات جدید، صحبت درباره‌ی ایده‌ها یا حتی بیان نحوه به‌روزرسانی پروژه از مهارت های ارتباطی استفاده می‌کنید. مهارت‌های ارتباطی شامل مهارت گوش دادن فعال، صحبت کردن، مشاهده کردن و مهارت همدلی می‌شود. همچنین این مهارت، در درک جزئیات و نحوه برقراری ارتباطات رودررو، مکالمات تلفنی و ارتباطات دیجیتالی مانند ایمیل و رسانه‌های اجتماعی نقش کلیدی دارد.

ارتباط، توانایی انتقال موثر یا به اشتراک گذاشتن صحیح ایده‌ها و احساسات است. بسیاری از متخصصان بر این باورند که مهارت های ارتباطی عبارت‌اند از:

• انتقال پیام بدون تعبیر نادرست یا گمراه‌ کردن دیگران
• توانایی برقراری ارتباط مؤثر با طیف وسیعی از افراد از همه اقشار
• حرکت از ارتباطات غیررسمی به‌ سوی ارتباطات رسمی
• نمایش تسلط و دستور زبان

بنابراین، تعجب‌آور نیست که ارتباطات مؤثر و شایستگی‌های بین‌فردی، همچنان در میان مهارت های برتر کارفرمایان قرار می‌گیرند و این مهارت‌ها را به‌ عنوان راه نجات برای موفقیت در محل کار، فهرست می‌کنند.

اهمیت مهارت‌های ارتباطی

داشتن مهارت‌های ارتباطی قوی به همه جنبه‌های زندگی کمک می‌کند. از زندگی حرفه‌ای گرفته تا زندگی شخصی و تمام ابعادی که بین این دو قرار می‌گیرد. از دیدگاه کسب‌ و کار، همه تراکنش‌ها ناشی از ارتباطات است؛ همچنین وجود مهارت های ارتباطی قوی، برای اینکه به دیگران و خودتان اجازه دهید تا اطلاعات را با دقت و سرعت بیشتری درک کنید، ضروری است. در مقابل، مهارت های ارتباطی ضعیف منجر به سوءتفاهم‌های مکرر و سرخوردگی می‌شود. در نظرسنجی “LinkedIn” در سال ۲۰۱۶ که در ایالات متحده انجام شد، ارتباطات در صدر فهرست مهارت‌های نرم در میان کارفرمایان قرار گرفت.

انواع مهارت های ارتباطی

انواع مختلفی از مهارت‌های ارتباطی وجود دارد که می‌توانید آن ها را فرا بگیرید و تمرین کنید تا به شما در تبدیل‌شدن به یک ارتباط‌دهنده مؤثر کمک کند. بسیاری از این مهارت‌ها با هم کار می‌کنند و تمرین این مهارت های ارتباطی، در هرزمان ممکن، ضروری است. سعی کنید همه‌ی این مهارت ها را در کنار هم آموزش ببینید و زمانی در روز را به تمرین این مهارت ها اختصاص دهید تا بتوانید در برقراری ارتباط به سطح ایده آل خود برسید.

• احترام
  

  یکی از جنبه‌های کلیدی احترام این است که بدانیم چه زمانی باید ارتباط را شروع کرد و به آن پاسخ داد. در یک محیط تیمی یا گروهی، اجازه‌ دادن به دیگران برای صحبت بدون وقفه، به‌ عنوان یکی از مهارت های ارتباطی ضروری تلقی می‌شود. برقراری ارتباط محترمانه همچنین به معنای استفاده عاقلانه از وقت خود با شخص دیگری است.
  لازم به ذکر است که احترام یکی از اصول ارتباط موفق و مهارت ارتباطی است که باید در مصاحبه شغلی از آن استفاده کنید. این مهارت شامل گوش دادن فعال و صبر است. پس اگر می‌خواهید برای هر نوع شغلی در نظر گرفته شوید بایستی آن را تمرین کنید. وقتی صحبت از مصاحبه شغلی به میان می‌آید، قطع‌ کردن صحبت‌های استخدام‌کنندگان یا اتلاف وقت آن‌ها با خارج‌ شدن از موضوع، از نشانه‌های بی‌احترامی است و به‌ احتمال زیاد به قیمت از دست‌ دادن کار مورد نظر تمام می‌شود.

• تطبیق سبک ارتباطی خود با مخاطب
  

  باید بدانید که برای برقراری ارتباط در موقعیت های مختلف، سبک های ارتباطی متفاوتی نیز نیاز است. سبک‌های ارتباطی مختلفی در موقعیت‌های متفاوت، مناسب هستند. برای استفاده بهینه از مهارت های ارتباطی خود، مهم است که مخاطبانتان و مؤثرترین فرمت برقراری ارتباط با آنها را در نظر بگیرید. به‌ عنوان‌ مثال، اگر با یک کارفرما در ارتباط هستید، بهتر است، ایمیل رسمی ارسال کنید یا با آنها تلفنی تماس بگیرید. بسته به موقعیت، ممکن است حتی نیاز به ارسال نامه‌ای رسمی و تایپ شده از طریق سایر اشکال ارتباطی داشته باشید.
  همچنین در محل کار، ممکن است متوجه شوید که انتقال اطلاعات پیچیده به‌ صورت حضوری یا از طریق یک کنفرانس ویدئویی آسان‌تر از یک ایمیل طولانی و متراکم است؛ بنابراین باید حواستان باشد که مخاطب شما کیست؛ با توجه‌ به پاسخ این سؤال است که سبک ارتباط خود را مشخص خواهید کرد.

• دوستانه بودن
  

  در روابط دوستانه، ویژگی‌هایی مانند صداقت و مهربانی اغلب باعث تقویت اعتماد و تفاهم می‌شود. همین ویژگی‌ها در روابط محیط کار نیز اهمیت دارند. وقتی با دیگران کار می‌کنید، با نگرش مثبت به تعاملات خود بپردازید، ذهنی باز داشته باشید و سؤالاتی بپرسید تا به شما کمک کند بیشتر آن‌ها را بشناسید. حرکات کوچکی مانند پرسیدن حال همکارتان، لبخند زدن در حین صحبت یا تحسین و تشویق کار خوب انجام شده توسط دیگران، می‌تواند به شما کمک کند تا روابط سازنده‌ای را با همکاران و مدیران تجربه کنید.

• شفافیت

  واضح بودن سخنان، بخشی جدایی‌ناپذیر از ارتباطات شفاهی است. ساختار منطقی افکار شما و استفاده از کلمات مناسب برای انتقال آنها به بهترین شکل ممکن، کلام شما را برای دیگران شفاف می‌کند. اگر به دلیل یک الگوی فکری گیج‌کننده یا زبان نامناسب، نتوانید به‌ وضوح ارتباط برقرار کنید، ارتباط شما آسیب می‌بیند.

• پاسخگویی
  

  چه در حال پاسخ‌ دادن به تماس تلفنی باشید، چه در حال ارسال پاسخ به یک ایمیل، ارتباط‌دهنده‌های سریع، نسبت به کسانی که دیر پاسخ می‌دهند، مؤثرتر به نظر می‌رسند. اگر میخواهید یک پاسخ دهنده‌ی سریع باشید، یک روش این است که در نظر بگیرید پاسخ شما چقدر طول می‌کشد. آیا درخواست یا سؤالی است که می‌توانید در پنج دقیقه آینده به آن پاسخ دهید؟ اگر چنین است، ممکن است ایده خوبی باشد که به‌ محض مشاهده چنین موردی، به آن رسیدگی کنید. اگر درخواست یا سؤال پیچیده‌تری است، همچنان می‌توانید تصدیق کنید که پیام را دریافت کرده‌اید و به‌ طرف مقابلتان اطلاع دهید که بعداً به طور کامل پاسخ خواهید داد.

• اعتماد به نفس
  

  در محل کار، افراد بیشتر به ایده‌هایی که با اعتماد به نفس ارائه می‌شوند پاسخ و فیدبک می‌دهند. راه‌های زیادی برای با اعتماد به‌ نفس به‌ نظر رسیدن وجود دارد؛ در درجه اول با مخاطبتان تماس چشمی برقرار کنید، صاف بنشینید و شانه‌هایتان را باز کنید و قبل از موعد آماده شوید تا افکارتان جلا پیدا کنند. متوجه خواهید شد که ارتباطات مطمئن و با اعتماد به نفس نه‌تنها در محل کار، بلکه در طول فرایند زندگی نیز مفید است.

• همدلی
  

  مهارت همدلی به این معناست که شما بتوانید احساسات دیگران را درک کرده و با آنها در میان بگذارید. این مهارت ارتباطی هم در محیط‌های تیمی و هم در محیط‌های فردی مهم است. در هر دو مورد، شما باید احساسات دیگران را درک کنید و پاسخ مناسبی را ارائه دهید.
  به‌ عنوان‌ مثال، اگر شخصی عصبانیت یا ناامیدی خود را ابراز می‌کند، همدلی می‌تواند به شما کمک کند تا عواطف او را بشناسید. در عین‌ حال، توانایی درک اینکه چه زمانی فردی احساس مثبت و اشتیاق دارد می‌تواند به شما کمک کند تا برای ایده‌ها و پروژه‌های خود مورد حمایت قرار بگیرید. اهمیت مهارت همدلی در جلسات کوچینگ را در مقاله همدلی بال پرواز جلسه‌ی کوچینگ بخوانید.

• گوش دادن فعال
  

  گوش دادن فعال، یعنی توجه دقیق به شخصی که با شما صحبت می‌کند. افرادی که شنونده‌های فعالی هستند به دلیل توجه و احترامی که برای دیگران قائل هستند، مورد توجه همکاران خود قرار می‌گیرند. شاید این مهارت ساده به نظر برسد، اما باید بدانید که توسعه و بهبود آن دشوار است. شما می‌توانید با تمرکز بر صحبت‌های گوینده، اجتناب از حواس‌پرتی مانند تلفن‌های همراه، لپ‌تاپ یا پروژه‌های دیگر و با آماده‌ کردن سؤالات، نظرات یا ایده‌ها برای پاسخگویی متفکرانه، شنونده فعالی باشید.

• درک نشانه‌های غیرکلامی
  

  بسیاری از ارتباطات از طریق نشانه‌های غیرکلامی مانند زبان بدن، حالات چهره و تماس چشمی اتفاق می‌افتد. وقتی به صحبت‌های کسی گوش می‌دهید، باید به گفته‌های او و همچنین زبان غیرکلامی او توجه کنید. به همین ترتیب، هنگام برقراری ارتباط باید از زبان بدن خود، آگاه باشید تا اطمینان حاصل کنید که نشانه‌های مناسب را برای دیگران ارسال می‌کنید.
  این نوع ارتباط نسبت به ارتباط کلامی، به ایجاد اعتماد بیشتری بین همکاران یا مشتریان کمک می‌کند. در عین‌ حال، این امکان را برای شما فراهم می‌کند که فراتر از آنچه یک فرد می‌گوید و دقیقاً به معنا و یا احساس آن‌ها پی ببرید. همان‌طور که می‌توانید تصور کنید، ارتباط غیرکلامی مهارتی است که برای اکثریت‌ قریب‌ به‌ اتفاق حرفه‌ها (به‌ویژه فروش یا نقش‌های رهبری) مفید است، نه فقط در دنیای تجارت.

چگونه مهارت های ارتباطی خود را تقویت کنیم؟

با تجربه و تمرین می‌توانید مهارت های ارتباطی را بیاموزید و بهبود ببخشید. با شناسایی نقاط قوت خود شروع کنید و سپس در آن زمینه‌ها تمرین کرده و آنها را توسعه دهید.

• از یک دوست نزدیک یا همکار خود بخواهید که انتقاد سازنده‌ای در مورد شما داشته باشد. دانستن اینکه از نظر دیگران، ارتباط برقرار کردن با شما چگونه است، می‌تواند سخت باشد. برای به‌ دست‌ آوردن یک نظر عینی، از یک دوست مورد اعتماد بازخورد صادقانه آنها را بخواهید. با دانستن  ضعف‌های ارتباطی خود میتوانید برنامه‌ای برای تمرین تدوین کنید و تلاش کنید تا نقاط ضعف را به نقاط قوت تبدیل کنید.

   

• بهبود عادات ارتباطی را تمرین کنید. بسیاری از مهارت های ارتباطی عاداتی هستند که شما در طول عمرتان در خود ایجاد کرده‌اید. می‌توانید با تمرین عادت‌های جدیدی که شما را به یک ارتباط گر بهتر تبدیل می‌کند، این مهارت‌ها را بهبود بخشید.
  
• در کارگاه‌ها یا کلاس‌های مهارت های ارتباطی شرکت کنید. سمینارها، کارگاه‌ها و کلاس‌های آنلاین و آفلاین متعددی وجود دارد که می‌تواند به شما کمک کند تا ارتباط بهتری داشته باشید. این کلاس‌ها ممکن است شامل آموزش، ایفای نقش، تکالیف نوشتاری و بحث‌های آزاد باشد.

   

• به دنبال فرصت‌هایی برای برقراری ارتباط باشید. در حین کار و خارج از حوزه کاری به دنبال فرصت‌هایی باشید که شما را ملزم به استفاده از مهارت های ارتباطی می‌کند. این به شما کمک می‌کند تا مهارت‌های موجود را بهبود ببخشید و به شما امکان می‌دهد تا مهارت‌های جدید را تمرین کنید.

جمع‌بندی

در این مقاله گفتیم ارتباط به‌ عنوان توانایی انتقال یا به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و احساسات به طور مؤثر تعریف می‌شود. ارتباط مؤثر در محیط کار، توانایی ایجاد تبادلات مؤثر و جریان آزاد اطلاعات بین ذی‌نفعان مختلف در تمام سطوح سازمانی برای تولید نتایج تأثیرگذار است. برخی از مهم‌ترین مهارت های ارتباطی برای هر شغلی عبارت‌اند از: احترام، گوش دادن فعال، ارتباط غیرکلامی، بازخورد دادن، گرفتن بازخورد و غیره.

همچنین گفتیم که می‌توانید مهارت های ارتباطی خود را با یادگیری نحوه گوش دادن، توجه به نشانه‌های غیرکلامی و تمرین ارتباطات شفاهی بهبود دهید تا شاهد پیشرفت بیشتر خود، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای خود باشید.

با تشکر از شما که وقت خود را صرف مطالعه این مطلب کردید و تا انتها همراه فراکوچ بودید. در صورت داشتن هرگونه سؤال، انتقاد و پیشنهاد می‌توانید با کارشناسان مجموعه فراکوچ تماس بگیرید.