بازخورد چیست؟ نکات و تکنیک های فیدبک دهی موثر چیست؟

بازخورد یا فیدبک (Feedback) یکی از عوامل مهم در بهبود کیفیت کارها، رشد فردی و تیمی می‌باشد. با دریافت فیدبک در زمان و به شیوه مناسب می توانید نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کرده، از تجربیات دیگران بهره‌برداری کنید و همچنین روابط فردی و حرفه ای خود را بهبود ببخشید. در این مقاله، به بررسی مفهوم بازخورد و روش‌های مناسب دادن فیدبک خواهیم پرداخت. همچنین، نحوه ایجاد یک محیط مثبت برای دریافت و ارائه بازخورد مؤثر را نیز بررسی خواهیم کرد.

بازخورد یا فیدبک (Feedback) چیست؟

بازخورد به اطلاعات و نظراتی اشاره دارد که افراد به شما در مورد عملکرد شخصی، عملکرد تیم، یا هر چیز دیگری که ممکن است تأثیر داشته باشد، ارائه می‌دهند. این اطلاعات می‌توانند مثبت یا منفی باشند و به شما کمک می‌کنند تا بهبود‌های لازم را انجام دهید.

بازخورد در کوچینگ چگونه است؟

سفرکوچینگ مشارکتی مؤثر است که نیاز به بازخورد مثبت دارد، نه انتقاد منفی. بازخورد باید مثبت، سازنده و انگیزشی باشد. چه کوچ باشید، چه یک مدیر، رهبر یا دوست، یادگیری ارائه بازخورد مناسب، مهارتی است که در هر زمینه‌ای از زندگی برای شما سودمند خواهد بود. بازخورد، ارائه اطلاعات مفید و اصولی به روشی مثبت و سازنده است تا فرد بتواند از این اطلاعات به نفع خود استفاده کند، رفتار یا مهارت‌های خود را بهبود ببخشند و در مورد آنچه که هم‌اکنون دارد، احساس خوبی به دست آورد. با بازخورد کوچ، فرد با تمام وجود حس می‌کند که شنیده می شود.

بازخورد در جلسات کوچینگ

یکی از ارزشمندترین خدماتی که یک کوچ به مراجعین خود ارائه میدهد و از این راه به آنها کمک شایانی می‌کند، بازخورد مؤثر و سازنده است که میتواند منجر به ایجاد فرصت هایی برای تغییرات بنیادین و موفقیتهای چشمگیر گردد. مراجع بدلیل اینکه به مسئله خود بسیار نزدیک است، اغلب مسئله را آن طور هست نمیبیند؛ در اینجاست که با دریافت بازخورد مناسب از کوچ، به نوعی نقاط کور موجود در زندگی و کسب کار خود را خواهد دید و نوعی آگاهی در او ایجاد خواهد شد که منجر به تغییر دیدگاه، گسترش افق دید و فرصتی برای رشد او می شود.

این بازخورد می‌تواند یک تشویق ساده یا بازخوردی منفی از رفتار یا اقدامات وی که به هنرمندانه‌ترین حالت ممکن به مراجع داده می‌شود، باشد. بازخورد یا فیدیک به معنای بازگو کردن (بدون) قضاوت، بی طرفانه، بدون ارائه نظر شخصی و غیر احساسی از آنچه که کوچ از مراجع خود شنیده، دیده و احساس کرده است با هدف فراهم آوردن بینش جدید، حرکت و پشرفت رو به آینده در او.

نکته مهم ارائه بازخورد مثبت برای یک فرآیند کوچینگ مؤثر این است که با مشاهده دقیق و بدون هیچ‌گونه قضاوتی صورت پذیرد. کوچ باید درمورد اقدامات مراجع و پیامد آن‌ بازخورد واضح و مشخصی ارائه دهد تا او بتواند عملکرد خود را ارزیابی کند.

بهترین زمان ارائه بازخورد

در گفتگوها و جلسات کوچینگ، فرصت ارائه بازخورد در هر لحظه هم به کوچ و هم به مراجع داده شده است؛ اما کوچ باید توجه کند تنها زمانی بازخورد بدهد که معتقد است با ارائه بازخورد، مراجع نفع برده یا در تصمیم‌گیری بهتر بتواند از آن بهره بگیرد. برای مثال گاهی بازخورد کوچ برای افزایش آگاهی مراجع است و در جای دیگر تنها به عنوان یک پیام است که می‌خواهد یک رفتار یا تمایل در مراجع را به صورت برجسته به او نشان دهد. حتی گاهاً در جلسات، مراجع از کوچ درخواست ارائه بازخورد می‌کند که در این موقعیت این تصمیم کوچ است که اگر بازخورد دادن در آن لحظه را مناسب و سازنده می‌داند، برای حفظ رابطه صمیمانه خود با مراجع و تقویت روحیه او، بازخورد دهد.

چه زمانی کوچ نباید بازخورد دهد؟

با وجود اینکه بازخورد امری مفید و سازنده در کوچینگ محسوب می‌شود؛ اما مواقعی وجود دارند که ممکن است، بازخورد اثربخشی و فایده مورد نظر را نداشته باشد. در اینجا به برخی از این موارد می‌پردازیم:

• زمانی که به نظر می رسد مراجع در حال بهانه آوردن است تا از زیر بار مسئولیت شانه خالی کند. برای مثال: «من نمی‌توانم تصمیم بگیرم، فکر می‌کنید حالا باید چه کار کنم؟»
• وقتی‌که ارائه بازخورد باعث شود در صحبت مراجع به هر نحوی وقفه ایجاد کند و به‌اصطلاح رشته کلام از دستش خارج شود.
• بازخورد به سبک راهکار و یا راهنمایی ارائه شود.
• هنگامی‌که کوچ اطلاعات کافی برای ارائه بازخورد مؤثر نداشته باشد.
• درصورتی‌که مراجع به تعداد بی‌شماری از اطرافیان در مورد مسئله خود بازخورد شنیده باشد و به‌ عبارتی از بازخورد گرفتن خسته باشد.

سه اصل مهم در بازخورد

ارائه بازخورد یا فیدبک (Feedback) امری بسیار ضروری و اثربخش در جلسات کوچینگ به شمار می‌رود؛ اما باید طبق اصول خاصی صورت پذیرد و به عبارتی اصولی و البته هنرمندانه انجام شود؛ در غیر این صورت احتمال اینکه اثر عکس داشته باشد بسیار بالا خواهد بود. سه اصل مهمی که در ارائه بازخورد باید مد نظر قرار داد عبارتند از:

1. این بازخورد در جهت بهبود و با نیت خوبی عنوان شود؛
2. براساس مشاهده عینی یا طرز رفتار مراجع باشد؛
3. سازنده و مفید باشد؛

معرفی دو تکنیک فوق‌العاده شگفت‌انگیز برای ارائه بازخورد در کوچینگ: انطباق و تعهد

یک روش خوب و کاربردی این است که از خود شخص برای ارائه بازخورد درخواست شود. این امر اثربخشی بازخورد را به مراتب افزایش می‌دهد. در مورد این روش، “راجر لیدبیتر” ابزار انطباق و تعهد خود را (The 2 C: Compliance, Commitment) برای ارائه بازخورد مؤثر، این‌گونه عنوان می‌کند:

«اگر بازخورد را فرد دیگری به ما بدهد حس انطباق در ما به وجود می‌آید. یعنی به دنبال این هستیم که آیا این بازخورد با رفتار یا افکار و باورهای ما مطابق است یا خیر؛ اما اگر آگاهی ما در مورد رفتار و افکارمان بالا رود و خودمان بازخورد را به خود بدهیم حس تعهد به وجود خواهد آمد که این مورد تأثیرگذاری و اثربخشی بسیار بیشتری دارد.»

با کمی تأمل درخواهید یافت که این تکنیک به خوبی عمل می کند و بسیار مؤثر است زیرا ایده های جدید را نیز خلق می کند و به آنها قدرت می‌بخشد مسئولیت رشد و توسعه خود را به عهده بگیرند.

خصوصیات بارز یک بازخورد موثر

1. یک بازخورد سازنده و به‌جا، با جملات مثبت همراه است.
2. در مورد شرایطی باشد که بهبودپذیرند.
3. با یک نظر مثبت دیگر پایان یابد.
4. پیش از اینکه عنوان شود، روی آن فکر شده است.
5. مشخص باشد یا به عبارتی مبهم نباشد.
6. بر رفتار مشاهده شده تمرکز کند، نه بر شخصیت.
7. واقعیت‌ها را توصیف کند و نه از روی احساسات عنوان شود.
8. کوچی را به رفتارهایی ارجاع دهد که قابل تغییر هستند.
9. گزینه‌های مثبت را ارائه دهد، نه فقط انتقاد.

کوچ برای ارائه بازخورد به چه نکاتی باید دقت داشته باشد؟

فیدبک مهارت قدرتمندی است که اگر درست و بی طرفانه داده شود فرد به سطحی از آگاهی جدید میرسد و یا حتی زندگیش دگرگون میشود. در ارائه بازخورد باید دقت شود که:

• تعداد کلمات و جملات بازخورد زیاد نباشد؛
• بازخورد را ساده بگویید تا در ذهن مراجع بماند؛
• بدون قضاوت و درست باشد و چسبیده به ذهن و مطابق ساختار ذهنی ما نباشد تا به مراجع آسیب زده شود؛ در غیر این صورت باید در همان لحظه از مراجع عذرخواهی کرد و مسئولیت اشتباه را بر عهده گرفت؛
• در لحن و نوع بیان خود به هنگام بازخورد دقت نمایید؛
• هر گاه در ارائه بازخورد، عدم همراستایی نیت و اثر آن وجود داشت بهترین روش عذرخواهی است.

هر چه کوچ در ارائه بازخورد مهارت بیشتری داشته باشد روند جلسه و تحقق هدف  مراجع بهتر خواهد بود. در این موارد زیر به هر کوچ توصیه می‌شود:

1. به خوبی و با دقت گوش کند؛ (گوش دادن فعال)
2. از حالت دفاعی یا پرخاشگری بپرهیزد؛
3. مثال و توضیح بخواهد؛
4. به دنبال راه‌های متقابل پیش رو باشد؛
5. در صورت امکان آماده تغییرات باشد.

نمونه‌هایی از نحوه ارائه بازخورد:

(بازخورد روی رفتار، مهارت یا موقعیت متمرکز است، نه شخص)

• متوجه شدم، که کار شما کمی انتقادی به نظر رسید.

(بازخورد مشخص و واضح است)

• من فکر می‌کنم ۵ اسلاید آخر ارائه، به جزئیات بیشتری نیاز دارد.

(بازخورد سریع و به موقع است)

• وقتی امروز صبح گزارش را در جلسه دیدم، احساس کردم، کمی منفی به نظر می‌رسید.

• وقتی هفته گذشته گزارش را مرور کردم ، احساس کردم کمی منفی به نظر می‌رسید.

(بازخورد همیشه مثبت است)

• من مقاله را دوست داشتم شما واقعاً در نوشتن آنها مهارت دارید.
• نگویید: این روزها اشتباهات کمتری می‌کنید.

(بازخورد به دنبال یک راه‌حل / گزینه است)

• من ایده‌های شما را که بسیار الهام‌بخش است، دوست دارم، چیز دیگری هست که الان ببینیم؟

(بازخورد منجر به احساس انگیزه در شخص می شود تا تغییر / رشد کند)

• من عملکرد شما را برجسته دیدم و واقعاً احساس می‌کنم شما یک استعداد بالقوه در این حوزه دارید.

مهارت یک کوچ در این است که بداند بازخورد در کوچینگ را با چه ترتیبی بیان کند که بیشترین تأثیر را بر مراجع داشته باشد. مراحل آن به طور کلی عبارت‌اند از:

1. ابتدا روی کارهایی که مراجع به خوبی انجام داده تمرکز کند؛
2. سپس بر زمینه‌های بهبود تمرکز کند؛
3. سرانجام بازخورد را با یک گزینه مثبت پایان دهد.

این قالب همیشه نتیجه مثبتی خواهد داشت و به مراجع اجازه می‌دهد تا انگیزه کافی برای تغییر پیدا کنید؛ بدون اینکه حالت تدافعی یا ناراحتی به خود بگیرد.

نتیجه‌گیری:

در این مقاله، به مفهوم بازخورد پرداختیم و نشان دادیم که چگونه می‌توانیم بازخورد مناسب را ارائه دهیم. همچنین، ایجاد محیط مثبتی برای دریافت و ارائه بازخورد را بررسی کردیم. با استفاده از این اصول، می‌توانید بهبود‌های مهمی در کارها و روابط خود داشته باشید.

با تشکر از شما که وقت خودتان را برای مطالعه این مقاله صرف نمودید. اگر نیاز به مشاوره و راهنمایی در خصوص دوره های آموزش کوچینگ فراکوچ را دارید، می‌توانید با مشاوران تیم فراکوچ در میان بگذارید.