مهارت های کوچینگ
To do list (لیست انجام کار) چیست؟
مرداد
در دنیای شلوغ و پر اطلاعات امروزی، داشتن برنامهریزی و لیست انجام کارها (To Do List) به یک کلید سحرآمیز تبدیل شده است که در راهی پر از چالش‌ها و فشارهای روزانه، به شما کمک میکند تا کنترل زمانتان را به دست بگیرید و به بهره‌وری بیشتری در انجام وظایف برسید.
لیست انجام کارها به عنوان یک نقشه جادویی در دستان شماست که به شما اجازه می‌دهد تا تعداد بی‌شمار وظایف را به اجزای کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کرده و به ترتیب دلخواه خود برنامهریزی کنید. با داشتن این لیست جذاب، می‌توانید گام به گام به سمت اهدافتان حرکت کنید و به شکلی سازمان‌یافته و موثر به تحقق آرزوهایتان نزدیک شوید.
به این ترتیب، در دنیای پرهیاهویِ کنونی، برنامهریزی و لیست انجام کارها به شما این امکان را می‌دهند که با هوشمندی و استراتژی به وظایف و زندگی‌تان نگریسته و با انرژی و امید به روزهای پرچالش آینده بپیوندید. در این مقاله، به بررسی عمقی تودولیست (To Do List) یا لیست انجام کارها خواهیم پرداخت و نحوه استفاده از آن را به عنوان یک ابزار موثر برای مدیریت زمان و وظایف بررسی خواهیم کرد.
فهرست مطالب
تودولیست (To Do List) چیست؟
to do list به معنای لیستی از وظایف و کارهایی است که یک فرد در یک بازه زمانی مشخص میخواهد انجام دهد. این لیست معمولاً به ترتیب اولویت و زمانبندی تنظیم میشود و به شخص کمک میکند تا برنامهریزی دقیقتری داشته باشد.
مقالات مرتبط:
مزایای استفاده از تودولیست
استفاده از لیست انجام کارها (to do list) دارای مزایای بسیاری است که به بهبود مدیریت وقت و وظایف کمک میکند. در ادامه، مزایای استفاده از تودولیست را برای شما آورده‌ایم:
- سازمان‌دهی بهتر:
to do list به شما کمک میکند تا وظایف خود را به ترتیب اهمیت و زمانبندی، مشخص کنید و کارها را به صورت منطقی و مرتب انجام دهید تا از گمراهی و اشتباهات کاسته شود. - کنترل بیشتر بر وظایف:
با داشتن لیست انجام کارها، شما می‌توانید به راحتی پیگیری کنید که کدام وظایف انجام شده‌اند و کدام‌ها باقی مانده‌اند. to do list به شما اطمینان می‌دهد که هیچ کار مهمی از دست نرفته است. - کاهش استرس و افزایش بهره وری و تمرکز:
با داشتن یک لیست مشخص از وظایف، شما به کمک برنامهریزی مناسب، استرس را کاهش می‌دهید. احساس کنترل بر وضعیت وظایف باعث میشود که استرس کمتری را تجربه کنید. با داشتن یک نمایش کامل از وظایفی که باید انجام دهید، می‌توانید به بهترین شکل زمان و انرژی خود را مدیریت کنید. - اشتباهات کمتر:
با داشتن لیست انجام کارها، احتمال انجام اشتباهات کمتر میشود. شما می‌توانید هر کار را با دقت بیشتری انجام دهید و جزئیات را کمتر فراموش کنید. - افزایش انگیزه: وقتی که کارهایی که باید انجام دهید در یک لیست دیده می‌شوند و شما هر کدام را به ترتیب انجام می‌دهید، احساس پیشرفت و انجام وظایف به شما انگیزه می‌دهد.
- مدیریت بهتر زمان:
با داشتن تودولیست، شما می‌توانید زمان خود را به بهترین شکل مدیریت کنید و از تلف کردن زمان جلوگیری کنید.
با استفاده از لیست انجام کارها، می‌توانید به بهبود کیفیت کارهای خود، افزایش بهره‌وری و کاهش استرس دست یابید.
۱۰ گام برای استفاده از تودولیست
استفاده از لیست انجام کارها (to do list) برای مدیریت وظایف به شما کمک میکند. در زیر، نحوه استفاده از تودولیست را توضیح داده‌ایم:
- مرحله اول تجزیه‌تحلیل: ابتدا وظایف مورد نیاز برای رسیدن به اهداف خود را شناسایی کنید. این مورد ممکن است شامل وظایف روزانه، هفتگی یا پروژه‌های بزرگتر باشد. تلاش کنید تمام وظایف را به دقت یادداشت کنید تا هیچ بخشی فراموش نشود.
- مرحله دوم تعیین وظایف: وظایفی که از مرحله یک بدست آوردید را شناسایی و در لیست خود ثبت کنید.
- مرحله سوم اهمیت‌بندی منطقی: اهمیت‌بندی منطقی به شما کمک میکند تا وظایف خود را بر اساس اهمیت و اثرگذاری مرتب کنید تا وقت و انرژی خود را بیشتر بر روی وظایف کلیدی و مهم متمرکز کنید. با اهمیت‌بندی منطقی، می‌توانید از پرتراکمی و زیادی وظایف جلوگیری و به وظایف اصلی و مهم خود بپردازید. این موضوع باعث میشود که به بهترین شکل ممکن به اهداف و اهمیت‌هایتان پاسخ دهید. در نتیجه لیست بدست آمده از مراحل قبل تر را بر اساس اهمیت و ضرورت انجام، اولویت بندی کنید. وظایف مهم‌تر و فوری را در بالای لیست قرار دهید.
- مرحله چهارم استفاده از تاریخ‌بندی: برای هر وظیفه، زمان مشخصی برای انجام تعیین کنید. تا بتوانید زمان خود را به بهترین شکل مدیریت کنید.
- مرحله پنجم استفاده از زیرشاخه‌ها: وظایف پیچیده را به بخش‌های کوچکتر و مدیریت‌پذیر تقسیم کنید. به جای تلاش برای انجام کامل وظیفه یا پروژه به صورت یکجا، آن را به قطعات کوچکتر تقسیم کنید. سپس هر زیرشاخه را با یک نام یا توصیف کوتاه تمایز دهید تا بتوانید به راحتی از آنها در لیست انجام کار استفاده کنید. این نام‌گذاری به شما کمک میکند تا به سرعت وظایف مختلف را از هم تشخیص دهید.
- مرحله ششم نمایش وظایف در دسترس: لیست انجام کارها را در محل دسترس قرار دهید. می‌توانید از کاغذ یا اپلیکیشن‌های موبایل و کامپیوتری برای این منظور استفاده کنید.
- مرحله هفتم پیگیری و به‌روزرسانی: به منظور اطمینان از پیشرفت کارها، به‌روزرسانی منظم در لیست انجام کارها را انجام دهید. به محض اتمام هر زیرشاخه، آن را از لیست انجام کارها حذف کنید و به زیرشاخه بعدی بروید و وظایف جدید را اضافه کنید.
- مرحله هشتم رفع اشتباهات: در صورت نیاز، تغییراتی در ترتیب یا جزئیات وظایف اعمال کنید تا به بهترین شکل از to do list استفاده کنید.
- مرحله نهم بهره‌وری و تجربه: با پیگیری و بهره‌برداری مداوم از لیست انجام کارها، به تجربه‌ای بهتر در مدیریت وظایف خواهید رسید و می‌توانید بهره‌وری خود را افزایش دهید.
استفاده موثر از تودولیست به شما کمک میکند تا بتوانید به بهترین شکل وظایف خود را مدیریت کنید، به اهدافتان دست یابید و با نظم ایجاد شده از انجام وظایفتان لذت ببرید.
ترفندهای موثر در نوشتن یک to do list عالی
-
تعیین حداکثر تعداد وظایف روزانه
تعداد زیادی وظیفه می‌تواند منجر به تراکم و ناتمام شدن کارها شود. تعیین حداکثر تعداد وظایف روزانه به شما کمک میکند تا کیفیت انجام کارها را حفظ کنید.
-
استفاده از تصاویر و فنیک‌های مختلف
برای افزایش انگیزه، می‌توانید تصاویر یا علائم تشویقی به وظایف خود اضافه کنید. این موضوع می‌تواند به شما انگیزه بیشتری برای انجام وظایف بدهد. از تکنیک‌های متنوعی مانند استفاده از رنگ‌ها یا علامت‌ها برای تمیزتر دیده شدن وظایف و… استفاده کنید.
-
استفاده از برچسب‌ها یا تگ‌ها
از برچسب‌ها یا تگ‌ها برای گروه‌بندی وظایف یا مشخص کردن موضوعات خاص استفاده کنید. برچسب ها به شما کمک می‌کنند تا به‌راحتی وظایف مرتبط را پیدا کنید.
با استفاده از این ترفندها، می‌توانید به بهترین شکل از to do list خود برای مدیریت وظایف و بهره‌وری بیشتر استفاده کنید.
معرفی بهترین اپلیکیشن های مناسب برنامه ریزی
در زیر، سه اپلیکیشن مناسب برای برنامهریزی و مدیریت وظایف آمده است:
Todoist (تودویست):
اپلیکیشن Todoist یکی از محبوب‌ترین و موثرترین ابزارها برای برنامهریزی (planning) و مدیریت وظایف است. با ویژگی‌هایی مانند تاریخ‌بندی، اهمیت‌بندی، پیگیری پروژه‌ها و تگ‌ها، می‌توانید به بهترین شکل برنامهریزی کنید و وظایف خود را به‌روز نگه دارید. در ادامه به برخی از قابلیت های نرم افزار Todoist می پردازیم:
- تاریخ‌بندی و اهمیت‌بندی
- پروژه‌ها و برچسب‌ها و تگ‌ها
- یادآوری‌ها و پیگیری پروژه‌ها
- وظایف تکراری
- گزارش‌ها و آمار
- انتقال وظایف
Microsoft To Do (مایکروسافت تودو):
این اپلیکیشن از شرکت مایکروسافت است که با امکانات ساده و کارآمد برای برنامهریزی و مدیریت وظایف خدمت میکند. از ویژگی‌های آن می‌توان به تاریخ‌بندی، لیست‌های متفاوت، اشتراک‌گذاری و همگام‌سازی با دستگاه‌های مختلف اشاره کرد.
قابلیت‌های ویژه برنامه Microsoft to do
- قابلیت به اشتراک گذاری فهرست‌ها
- گروه‌بندی لیست‌ها براساس موضوع یا پروژه‌ها
- قابلیت یادآوری کارهای روزانه
- ثبت یادداشت‌های روزانه
- پس زمینه‌های رنگارنگ
- قابلیت جا به جایی بین لیست کارها
Any.do (انی‌دو):
اپلیکیشن Any.do با رابط کاربری ساده و شیک، امکان برنامهریزی و مدیریت وظایف را به شما می‌دهد. همچنین از ویژگی‌هایی مثل تاریخ‌بندی، یادآوری‌ها، پیگیری پروژه‌ها و اشتراک‌گذاری پشتیبانی میکند.
ویژگی‌های خاص برنامه Any Do
- دسترسی به ویجت تقویم و ثبت کارها
- قابلیت ذخیره کردن فهرست‌ها، یادآوری‌ها، یادداشت‌ها و دستور کارها
- یادآوری صوتی مکرر کارها
- قابلیت به اشتراک‌گذاری لیست کارها بین دوستان و همکاران
- اضافه کردن رنگ‌ها براساس اولویت بندی کارها
- دستورات صوتی هماهنگ با Siri و Google Assistant
این اپلیکیشن‌ها تنها نمونه‌هایی از ابزارهای موجود برای برنامهریزی و مدیریت وظایف هستند. قبل از انتخاب، می‌توانید هر یک را تست کرده و بهترین انتخاب را برای نیازهای خود پیدا کنید.
داستان و دانلود پلنر من
همیشه دلم میخواست بتونم تمام نیازهام رو در یه قالبِ واحد جا بدم. دیگه از اینکه مدام از کاغذ به موبایل و از موبایل به کاغذ کوچ کنم، خسته شده بودم. بعد از بارها تجربه به این نتیجه رسیدم که من آدم یادداشت الکترونیکی نیستم و کاغذ رو ترجیح میدم. پلنرهای زیادی توی بازار وجود دارن ولی از نظر من هیچکدوم کامل نبودن و دید همه جانبه ای به موضوع برنامه ریزی و پلنر (planner) نداشتن.
به خاطر همین تصمیم گرفتم که سمت این محصولات نرم تا اینکه با هلی تاک آشنا شدم. دو سال دفتر هلی تاک رو خریدم ولی هر بار بعد از دو سه ماه استفاده، کنارش میذاشتم. دلیل: چون اعتقاد داشتم اینم کامل نیست. حالا که روح کمالگرایی به وجودم رخنه کرده بود، تصمیم گرفتم پلنر شخصی خودم رو درست کنم.
نتیجه‌گیری
لیست انجام کارها یک ابزار قدرتمند برای مدیریت زمان و انجام کارهاست. با استفاده از to do list، شما می‌توانید وظایف خود را به بهترین شکل ممکن برنامهریزی کنید و به دستاوردهای بزرگتری در زندگی دست یافته و استرس‌های روزانه را کاهش دهید.
با تشکر از شما که وقت خودتان را برای مطالعه این مقاله صرف نمودید. برای مشاوره و راهنمایی در خصوص دوره های آموزشِ کوچینگ این مجموعه می توانید با مشاوران تیم فراکوچ در ارتباط باشید.
فرم درخواست مشاوره دوره آموزشی
مشاوره آموزشی رایگان
شما این فرصت را دارید، با تکمیل فرم زیر، قبل از انتخاب دوره آموزشی مناسب خود، از مشاوره رایگان کارشناسان آموزشی مجموعه فراکوچ استفاده نمائید.
ممنون بابت بلنری که گذاشتید.
پرینت گرفتم و برام خیلی مفید بوده
خوشحالیم که براتون مفید بوده ژینا عزیز🌺🌺
مهم ترین مزیتی که تو دو لیست برای من داشت اینه دیگه کارهامو فراموش نمیکنم.
برای افرادی که مثل خودم مشغله کاری زیاد دارن یا فراموش کار هستند حتما توصیه میکنم
من اپ های ایرانی و خارجی زیادی برای گوشیم استفاده کردم انی دو از همه بهتره
بسیار عالی بود مخصوصا قسمت معرفی برنامه واقعا مفید بود