۵ وظیفه اصلی مدیریت در کسب و کارها چیست؟

هنری فایول که به عنوان «پدر تئوری مدیریت مدرن» نیز شناخته می‌شود، برداشت جدیدی از مفهوم مدیریت ارائه داده است. او یکی از اولین نظریه پردازانی است که کارکردهای مدیریت را در کتاب خود در سال ۱۹۱۶ با عنوان «مدیریت عمومی و صنعتی» تعریف کرد.

پنج مؤلفه­ ای که هنری فایول برای مدیریت تعریف کرده است شامل برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری، جذب و توسعه کارکنان و کنترل و ارزیابی است. او مطرح کرد که این کارکردها جهانی هستند و به میزان باید آن ها را به صورت روزانه به عنوان وظایف کلیدی خود در سازمان انجام دهند. نظریه او می تواند در تمام سطوح مدیریت اعمال شود. با درک و یادگیری استفاده از این اصول کلی، به احتمال زیاد عنوان مدیریت در هر سازمانی از آن شما خواهد بود.

بیل دیویس، رئیس برنامه ریزی دانشکده تجارت و فناوری فوربس در پردیس جهانی دانشگاه آریزونا، قواعد کلیدی مدیریت خود را به اشتراک می‌گذارد. در این مقاله این قواعد را با هم مرور می کنیم.

قاعده اول: کارکرد مدیریت در سازمان ها

این دیدگاه که وظایف مدیران در سازمان فقط به یک وظیفه محول شده به آنها خلاصه می شود و یا مدیر تنها وظیفه نظارت بر عملکرد کارکنان را دارد، چیزی بیش از یک اشتباه نیست.

در بنیادی ترین سطح، مدیریت از مجموعه ای از پنج کارکرد کلی تشکیل شده است: برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری، جذب و استخدام کارکنان و کنترل. این پنج کارکرد، مجموعه ای از شیوه ها و تئوری ها در مورد چگونگی تبدیل شدن به یک مدیر موفق هستند. درک این کارکردها به مدیرکمک می کند تا تلاش هایش را بر روی فعالیت هایی که نتیجه بخش هستند متمرکز کند.

این پنج اصل که بنیان گذار آن هنری فایول است، به قرار زیر می باشد:

• برنامه ریزی:
  هنگامی که به برنامه ریزی در نقش مدیریت فکر می کنید، آن را به عنوان فرآیند انتخاب اهداف و اقدامات مناسب، تعیین استراتژی هایی که باید استفاده کنید، اقداماتی که باید انجام شود و تصمیم گیری در مورد منابعی برای دستیابی به اهداف مورد نیاز در نظر بگیرید.
• سازماندهی:
  یکی از وظایف مدیران در سازمان ایجاد روابط درست بین کارمندان است تا آنها بتوانند برای دستیابی به اهداف سازمانی خود با یکدیگر همکاری کنند.
• رهبری:
  یکی دیگر از وظایف مدیر در یک سازمان اعمال مهارت های رهبری آن از طریق تبیین یک چشم انداز، انرژی دادن به کارکنان، الهام بخشیدن و برانگیختن افراد با استفاده از بینش، نفوذ، متقاعدسازی و مهارت های ارتباطی موثر است.
• استخدام کارمندان:
  استخدام و انتخاب درست کارمندان برای موقعیت های درون سازمانی و سرمایه گذاری روی توسعه فردی از دیگر وظایف مدیریت یک سازمان است. استفاده از کوچینگ کسب وکار و کوچینگ سازمانی یکی از روش های مطلوب در نیل به این اهداف است.
• کنترل و ارزیابی:
  یکی دیگر از وظایف مدیران در سازمان کنترل و ارزیابی است. کنترل به معنی ارزیابی چگونگی رسیدن به اهداف تعیین شده و بهبود عملکرد است. برای دستیابی به استانداردها، فرآیندهایی را طراحی و در جای مناسب خود قرار دهید تا بتوانید اندازه گیری، مقایسه و تصمیم گیری کنید.

قاعده دوم: انواع نقش های مدیران در سازمان ها

ساختار سازمانی در پیشبرد کسب و کار مهم است و هر سازمانی ساختاری دارد. صرف نظر از عناوین خاص سازمانی، سازمان ها شامل مدیران خط مقدم، میانی و عالی هستند. بالاتر از تیم مدیریت ارشد، یک مدیرعامل و یک هیئت مدیره وجود دارد.

برای مشاهده واضح تر این ساختار، یک مدل هرمی را تجسم کنید. هر چه بیشتر به سمت بالای هرم حرکت کنید، مدیران کمتری خواهید داشت. همه این نقش های مدیریتی، وظایف خاص و نقش های مهمی در سازمان خود دارند.

“هنری مینتزبرگ” که یک محقق در حوزه مدیریت است، وظایف مدیران در سازمان را به شکل زیر تعریف می کند.

بر اساس مدل او مدیریت سه نوع نقش اصلی ایفا می کند:

1. تصمیم گیری
2. ایجاد ارتباط بین فردی
3. فراهم کردن اطلاعات مورد نیاز

در نقش تصمیم گیری، مدیر می تواند به شیوه ای خلاقانه، به عنوان کنترل کننده موارد خارج از برنامه ریزی، تخصیص دهنده منابع یا مذاکره کننده عمل کنند. در نقش ایجاد روابط بین فردی، مدیر ممکن است به عنوان یک چهره‌ خاص، یک رهبر و یا یک رابط عمل کند. در نقش فراهم کننده اطلاعات، آنها نظارت کننده و یا اشاعه دهنده بوده و اطلاعات را به اشتراک می گذارند.

قاعده سوم: مدیریت مؤثر منابع سازمانی

یکی از اجزای اساسی عملیاتی کردن برنامه استراتژیک سازمان، تخصیص منابع است به نحوی که بیشترین بازدهی را داشته باشد. “دکتر ری پاورز”، دانشیار دانشکده تجارت و فناوری فوربس، استدلال می کند که این مهم ترین کاری است که باید انجام شود. او توضیح می‌دهد: “من منابع را به‌عنوان افراد، زمان، پول و دارایی‌ها تعریف می‌کنم”. البته تعریف اساسی یک پروژه، داشتن یک هدف و تاریخ شروع و پایان است که تقریباً برای هر فعالیتی که انجام می‌دهیم، صادق است.

مدیران در فرآیندهای برنامه ریزی عملیاتی و برنامه ریزی بودجه، شرکت می کنند و با انجام این کار، به طور فعال تعیین می­کنند که چه کاری باید انجام شود، به چه ترتیبی باید انجام شود، و چه منابعی برای موفقیت در دستیابی به آن برنامه مناسب است.

جذب و نگهداشت نیروی انسانی نیز به عنوان یکی از ارکان اصلی حفظ سرمایه های یک سازمان، نیازمند وقف زمان و هزینه است. بالا بردن مهارت­های مدیران سازمان یکی از اصلی ترین وظایف صاحبان کسب و کار است. استفاده مدیران از کوچینگ کسب و کار و همچنین کوچینگ سازمانی نیز می تواند نقش مهمی در دستیابی به این هدف بازی کند.

قاعده چهارم: درک و بکارگیری چهار وجه هوش هیجانی (EQ) در به حداکثر رساندن پتانسیل های افراد

یک مدیریت کارآمد، شرایط و روند اتفاقات را در موقعیت های متفاوت درک می کند. چه چیزی به موفقیت این مدیران کمک می کند؟ بله، درک آنها از وجوه هوش هیجانی. این چهار وجه عبارتند از: خودآگاهی، آگاهی اجتماعی، خود مدیریتی و مهارت های اجتماعی. همه این شایستگی ها مهم هستند و باعث ایجاد ارتباط عالی می شوند. هوش هیجانی یک موضوع بسیار مهم برای مدیریت سازمان به شکل برتر و حرفه ای تر است.

وظیفه مدیر، یافتن راهی برای تبدیل مهارت و استعداد اعضای تیم به سطح بالاتری از عملکرد است. این ایده به هیچ وجه اعمال قدرت را پیشنهاد نمی کند. در عوض، این در مورد به حداکثر رساندن توانایی های فردی اعضای تیم در طول زمان است. به همان اندازه که مهارت های مدیریتی یک علم است، یک هنر نیز است. کوچینگ کسب و کار و کوچینگ سازمانی ابزاری است در دست مدیران برای توسعه فردی کارمندان خود. حاصل این توسعه فردی بهره گیری درست از هوش هیجانی افراد و در نتیجه پیشرفت سازمان است.

قاعده پنجم: شناخت کسب و کار

یک اصل رایج در مدیریت کسب و کار این است که یک مدیر توانا و مسلط بتواند آن کسب و کار را مدیریت کند. آنچه اکثر مدیران موفق در کار خود در سازمان ها، بخش‌ها و شرکت ‌های پیشرو به ارمغان می‌آورند، هم دانش کامل از کسب و کار و هم دانش کامل از اصول مدیریت عالی است.

مشتاقان مدیریت ابتدا باید ویژگی های کسب و کار، کار در شرایط دشوار سازمان، و کشف اینکه چگونه بخش های مختلف سازمان با هم کار می کنند تا به یک کل تبدیل شوند را، خوب بیاموزند و تجربه کنند. مدیران حرفه ای و موفق آنچه در کسب و کار، به روز جهانی است را کشف می کنند و از آن برای پیشرفت کسب و کار و بهبود عملکرد سرمایه گذاری می کنند. بیزینس کوچینگ، یک ابزار عالی برای کمک به مدیران برای دستیابی به این سطح از مهارت های مدیریتی است.

ویژگی های یک مدیر موفق

یک مدیر موفق باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

1. قدرت تحلیل: مدیر موفق باید توانایی تحلیل و بررسی مسائل و چالش‌ها را داشته باشد. او باید بتواند اطلاعات را جمع‌آوری کرده و آن‌ها را تحلیل کند تا تصمیمات صحیحی را بگیرد.
2. نوآوری و خلاقیت: مدیر موفق باید توانایی ایجاد نوآوری و خلاقیت در سازمان را داشته باشد. او باید به دنبال راهکارهای جدید و بهبودهای مستمر باشد تا سازمان را رو به پیشرفت ببرد.
3. انعطاف‌پذیری: مدیر موفق باید توانایی سازگاری با تغییرات و شرایط متغیر را داشته باشد. او باید بتواند سریعاً به تغییرات و تنظیمات مورد نیاز عکس العمل نشان دهد و منعطف باشد.
4. مدیریت ریسک: از آنجا که در کسب و کارها همواره ریسک‌ وجود دارد، یک مدیر باید ریسک‌های ممکن را شناسایی کرده و برنامه‌های مدیریت ریسک مناسبی را پیاده سازی کند.

در نهایت، یک مدیر موفق باید تجربه، دانش و مهارت‌های لازم را در زمینه مدیریت کسب و کار داشته باشد و همچنین بتواند با همت و اراده قوی به هدف خود پایبند باشد.

جمع بندی:

به یاد داشته باشید که به عنوان یک مدیر، برای رضایتمندی شغلی بیشتر و دستیابی به موفقیت های شغلی، علاوه بر دانستن وظایف مدیریتی، باید با چشم انداز، مأموریت، استراتژی ها، رهبری، سیستم ها، ساختار و فرهنگ سازمان خود نیز هماهنگ شوید. در تمام کارهایی که انجام می دهید، منصفانه و صادقانه رفتار کنید و تمام تلاش خود را به کار گیرید تا از اخلاق و فرهنگ اصلی سازمان و همچنین ارزش های خود پیروی کنید. حرف و عملتان یکی باشد، زیرا کارمندان شمارا تماشا می کنند.

با تشکر از شما که وقت خودتان را برای مطالعه این مقاله صرف نمودید. اگر نیاز به مشاوره و راهنمایی در خصوص دوره های آموزش کوچینگ فراکوچ را دارید، می‌توانید با مشاوران تیم فراکوچ در میان بگذارید.